Diseño y actualización de instrumentos archivísticos

Formaliza y fortalece tu archivo institucional con instrumentos archivísticos técnicos, legales y actualizados

Una gestión documental eficiente y sostenible no se basa únicamente en el uso de tecnología, sino en contar con una estructura normativa y técnica sólida. En Biblioweb, diseñamos, actualizamos y convalidamos los instrumentos archivísticos obligatorios que permiten a las instituciones controlar, organizar, conservar y depurar su información conforme a la legislación archivística colombiana y las mejores prácticas internacionales.
Nuestra experiencia abarca desde el diagnóstico inicial hasta la aprobación y validación ante los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y los entes de control, con un enfoque práctico, estratégico y alineado con las funciones reales de cada entidad.

 

Cotizar servicio de instrumentos archivísticos

Ideal para instituciones que necesitan estructurar su archivo de forma legal y operativa

 

Este servicio es perfecto para:

  • Entidades públicas de cualquier orden o nivel (nacional, territorial, descentralizadas, etc.)
  • Universidades y centros educativos con requerimientos de auditoría, acreditación o gestión documental especializada.
  • Empresas privadas que desean estructurar su archivo para procesos de certificación, cumplimiento normativo o gobernanza de la información.
  • Instituciones que están en proceso de implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC), el MIPG, o que reportan al FURAG.

¿Quiénes deben implementar estos instrumentos?

 

Este servicio está dirigido a:

  • Diseño de Tablas de Retención Documental (TRD) ajustadas a procesos institucionales, en función de la estructura orgánica y la producción documental real.
  • Elaboración de Tablas de Valoración Documental (TVD) que definen tiempos de conservación, criterios técnicos y disposición final conforme al Acuerdo 04 de 2013 y las nuevas disposiciones del AGN.
  • Formulación o actualización del Plan Institucional de Archivos (PINAR), alineado con la planeación estratégica institucional y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
  • Diseño de Cuadros de Clasificación Documental (CCD) con base en funciones misionales, de apoyo y de administración.
  • Tablas de Control de Acceso: acorde al cumplimiento de la Ley de Seguridad y Acceso a la Información.
  • Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos (Moreq): según el modelo establecido por el AGN.
  • Flujos documentales: Realizamos una descripción detallada de los procedimientos de la organización y desarrollamos los flujos de trabajo Workflow de cada dependencia para configuración en SGDEA – BwData.
  • Validación, revisión y actualización de instrumentos existentes, incluyendo la asesoría para su adopción ante instancias internas y externas.
  • Acompañamiento técnico y capacitación al equipo institucional para la apropiación y sostenibilidad de los instrumentos.

Beneficios para tu institución

 

  • Cumplimiento normativo y técnico frente al AGN, entes de control, organismos acreditadores y estándares internacionales.
  • Optimización del ciclo de vida de los documentos, reduciendo costos de almacenamiento y facilitando la eliminación legal.
  • Trazabilidad, acceso y recuperación efectiva de la información.
  • Soporte documental para auditorías, certificaciones de calidad y rendición de cuentas.
  • Fortalecimiento institucional mediante una gestión documental estandarizada y alineada con los procesos estratégicos.

Lo que dicen nuestras bibliotecas aliadas

“Además de implementar KOHA, el equipo nos acompañó en cada fase: entendieron nuestras necesidades, migraron los datos y capacitaron al personal. Hoy tenemos una plataforma que sentimos propia.”

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