Ideal para instituciones que quieren modernizar su archivo físico y tener acceso desde cualquier lugar

Este sistema es perfecto para:

• Universidades, entidades gubernamentales y empresas con procesos documentales complejos
• Áreas jurídicas, académicas o administrativas que necesitan trazabilidad y control de accesos
• Instituciones que buscan cumplir con normas como ISO 15489, AGN o Moreq
• Organizaciones que quieren pasar del archivo físico al entorno digital sin perder control

Módulos y Servicios Principales de BwData DMS®

• Repositorio digital de documentos clasificados según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) de la entidad.
• Implementación 100% en la nube, con servidores seguros, respaldo automático y certificado SSL para comunicaciones cifradas.
• Gestión de la Tabla de Retención Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD), con control de versionamiento y trazabilidad.
• Manejo de caducidad, conservación y disposición final de documentos, automatizado conforme a la TRD/TVD vigente.
• Gestión de correspondencia, integrada con flujos de radicación, distribución y seguimiento, cumpliendo el Acuerdo 060 de 2001 y la Ley 1712 de 2014 (Transparencia y Acceso a la Información Pública).
• Flujos de trabajo documental (Workflow) alineados con las prácticas de Business Process Management (BPM), adaptados al funcionamiento real de cada entidad.
• Gestión avanzada de usuarios, perfiles y privilegios, incluyendo tablas de control de acceso y auditoría de acciones.
• Visualización desde cualquier dispositivo móvil, con interfaz responsive y versión nativa para iOS y Android personalizada.
• Búsquedas simples, avanzadas y de texto completo (OCR), que permiten encontrar documentos por contenido, metadatos o combinaciones de criterios.
• Previsualización de documentos sin necesidad de descarga, facilitando una gestión más segura y ágil.
• Módulo de auditoría, para control y seguimiento de cada interacción con los documentos.
• Integración con otros sistemas de información institucionales y soporte técnico especializado.

Beneficios para tu institución

• Estandarización y automatización de procesos documentales
• Reducción de tiempos de búsqueda, errores y riesgos por pérdida de información
• Cumplimiento total con requerimientos legales y de acreditación
• Trazabilidad y control de accesos sobre cada expediente o documento
• Transición ordenada hacia una cultura de gestión documental digital