Diagnóstico integral de archivos y gestión documental

Diagnóstico Documental Estratégico: el primer paso hacia una gestión documental eficiente y conforme a la norma

Antes de implementar cualquier solución tecnológica o plan de mejora archivística, resulta indispensable contar con un conocimiento claro y detallado de la situación actual de la organización en materia documental. En Biblioweb ofrecemos un servicio integral de diagnóstico documental y levantamiento técnico, orientado a evaluar de manera objetiva y especializada el estado de los archivos físicos y electrónicos, los flujos documentales, la infraestructura de conservación, los recursos disponibles y el nivel de cumplimiento de la normatividad archivística vigente. Este proceso se desarrolla con base en la aplicación de normas técnicas internacionales y en estricta alineación con el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGDA) del Archivo General de la Nación de Colombia, garantizando resultados consistentes, verificables y acordes al marco regulatorio nacional.

 

Solicitar diagnóstico documental

Aplicamos el Modelo de Gestión Documental del Archivo General de la Nación (AGN)

 

Nuestro diagnóstico se realiza bajo las directrices del Modelo de Gestión Documental del AGN, incorporando las pautas del Diagnóstico Integral de Archivos, contempladas en el Acuerdo 001 de 2024. Evaluamos aspectos clave como:

  • Organización de archivos físicos y digitales.
  • Existencia y aplicación de instrumentos archivísticos (TRD, TVD, CCD, PGD, PINAR, SIC).
  • Condiciones de conservación documental.
  • Infraestructura tecnológica y niveles de digitalización.
  • Gestión de series activas, semiactivas e inactivas.
  • Cumplimiento de políticas de acceso a la información y transparencia.
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Alineación estratégica con el FURAG y el MIPG en entidades públicas

 

Para las entidades estatales, alineamos nuestro diagnóstico con los requerimientos del Formulario Único de Reporte de Avance en la Gestión – FURAG, optimizando los componentes de información y documentación exigidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. Nuestro objetivo es contribuir activamente a mejorar la calificación institucional, facilitando el cumplimiento de políticas de gestión documental, archivo y gobierno digital.

Apoyo a procesos de certificación y mejora continua en el sector privado

 

Para las empresas privadas, el diagnóstico documental que realizamos es un insumo clave para:

  • Procesos de certificación en sistemas de gestión de calidad (ISO 9001, ISO 27001, ISO 30301).
  • Preparación para auditorías internas o externas.
  • Desarrollo de políticas de retención documental, seguridad de la información y sostenibilidad.
  • Toma de decisiones informadas sobre inversión tecnológica y reorganización documental.

Resultados claros, acciones concretas:
Al finalizar el proceso, entregamos un informe técnico detallado con hallazgos, análisis de riesgos, niveles de cumplimiento, recomendaciones y un plan de acción priorizado para la implementación o mejora de la gestión documental, acorde al marco normativo colombiano y las mejores prácticas internacionales.

Biblioweb te ayuda a entender dónde estás y cómo puedes llegar más lejos con una gestión documental moderna, legalmente sólida y alineada con los objetivos estratégicos de tu entidad.

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