Custodia física especializada de archivos

Seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo

Cuando los archivos físicos deben conservarse por razones legales, históricas, administrativas o de control, es fundamental garantizar su protección en un entorno seguro, técnico y normativamente adecuado. En Biblioweb, ofrecemos un servicio de custodia física especializada de archivos, diseñado para cumplir con los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación (AGN) y las normas técnicas nacionales e internacionales en materia de conservación documental.

 

Cotizar servicio de custodia de archivos físicos

Infraestructura adecuada, seguridad garantizada

 

Nuestras bodegas de custodia documental están equipadas con todos los estándares técnicos requeridos para la conservación y protección de archivos físicos, incluyendo:

  • Condiciones ambientales controladas, con monitoreo constante de temperatura, humedad y ventilación, según los parámetros de conservación del AGN y la NTC ISO 11799.
  • Sistemas de estantería técnica metálica, con capacidad para almacenamiento organizado, seguro y accesible.
  • Zonificación y señalización, que permite la ubicación rápida de las unidades documentales.
  • Control de acceso restringido, vigilancia física y electrónica, y protocolos de seguridad documental.
  • Planes de contingencia y gestión de riesgos, incluyendo medidas preventivas ante incendios, humedad, plagas y otros factores de deterioro.

Gestión técnica y trazabilidad total

 

además del almacenamiento físico, implementamos un sistema de gestión de inventario e identificación documental, que permite:

  • Registrar y consultar en línea el estado y ubicación exacta de cada caja o unidad documental.
  • Realizar consultas, préstamos y devoluciones con control y trazabilidad completa.
  • Preparar fácilmente los documentos para procesos de transferencia, digitalización o eliminación conforme a la TRD o TVD de la entidad.

Beneficios para tu institución

 

Cumplimos con la normatividad archivística vigente, nuestro servicio está alineado con:

  • El Acuerdo 001 de 2024 del AGN y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
  • El Sistema Integrado de Conservación (SIC) y los lineamientos de archivo permanente.
  • Normas técnicas como la NTC ISO 11799 (Requisitos para almacenamiento de documentos), la NTC ISO 15489 (Gestión documental) y otras buenas prácticas archivísticas.

Biblioweb garantiza la preservación física y legal de tus documentos institucionales, en un entorno técnico que cumple con los más altos estándares de custodia documental en Colombia.